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I 5 passi per un corretto porzionamento dei cibi

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I 5 passi per un corretto porzionamento dei cibi

Anche se per molti piccoli e medi proprietari di attività di ristorazione e sopratutto per la maggior parte degli chef il porzionamento dei cibi è una parte considerata poco importante e poco “creativa”, è necessario ammettere che invece si tratta di una fase fondamentale per la corretta gestione degli esercizi di ristorazione.

Senza il porzionamento e senza un adeguato riscontro di come esso viene eseguito, il controllo di gestione non riesce a monitorare correttamente l’andamento del tuo locale. Inutile aggiungere che le conseguenze saranno una riduzione significativa dei profitti e – nei casi peggiori –  potranno portare anche alla malaugurata chiusura del ristorante.

Pertanto se non intendi rischiare tutto ciò, probabilmente ti sarà utile leggere questo articolo nel quale cerco di darti un pratico aiuto sul come eseguire un corretto porzionamento dei cibi e come mettere in atto un’efficace linea di produzione.

Innanzi tutto, vale la pena dire che naturalmente il porzionamento non dipende dallo stato d’animo del cuoco o dalla fame del personale, ma si basa su un sistema di semplici procedure che possono essere descritte nei seguenti 5 punti. Vediamoli insieme:

  1. Utilizzare schede prodotto dettagliate.
  2. Attuare procedure di ordine e di ricevimento delle materie prime.
  3. Preparazione.
  4. Servizio.
  5. Chiusura.

Vediamole ora in dettaglio.

Usare delle schede prodotto dettagliate

Usare delle chiare e dettagliate schede prodotto che contengano le quantità precise (per intenderci, devi abolire il  “q.b.”) di ogni singolo ingrediente (comprese le guarnizioni), i tempi di preparazione, la descrizione della preparazione, la foto del piatto presentato, le eventuali idoneità per alcune tipologie di clienti (ad esempio celiaci, vegani ecc.) è la base su cui creare le procedure di porzionamento.

Queste schede devono essere redatte con cura e aggiornate con tempistiche predefinite. Solo in questo modo permetteranno il conseguimento degli obiettivi prestabiliti e saranno accettate e seguite dal tuo personale di cucina.

Una scheda prodotto ben fatta consente naturalmente al cuoco di inoltrare correttamente gli ordini ai propri fornitori evitando eccessi e sprechi e di verificare l’efficienza della gestione delle materie prime alla fine di un periodo di tempo (mese, trimestre, anno).
Non usare questo strumento in forma rigorosamente scritta o usarlo con pressappochismo e senza precisione, porta a effettuare diverse scelte importanti e strategiche semplicemente affidandole al caso (so che preferiresti dire “all’intuito”, ma non è così: si tratta proprio del caso!). Sai benissimo che quando ci si affida al caso, i risultati economici sono casuali, non controllabili e sempre inferiori a quelli che potresti raggiungere.
Pertanto: usa le tue schede prodotto o, se ancora non le hai, investi parte del tuo tempo nel crearle. Verifica che siano dettagliate con le giuste unità di misura e le giuste proporzioni. Ricordati sempre che il cibo venduto è diverso dal cibo consumato.
Le schede ricette sono poi la base per la gestione del food cost. Sei certo che vuoi ancora continuare a gestire il tuo locale senza sapere in modo preciso il costo dei tuoi piatti?

Ordinare e ricevere correttamente le materie prime

Una delle cose che giustamente lo staff di cucina si aspetta, è di avere sufficiente materia prima per preparare i piatti con i dovuti porzionamenti che sono stati programmati e descritti nelle schede prodotto e nel menu.
Il modo con cui vengono effettuati gli ordini dei prodotti (e delle materie prime in particolare), le azioni di ricevimento e controllo di tali merci, lo stoccaggio nei vari luoghi dedicati oltre alla gestione dell’intero magazzino, sono fasi estremamente importanti e anch’esse non possono essere lasciate ne al caso ne alla buona fede di chi le consegna.
Queste fasi influenzano il tuo ristorante in svariati aspetti, tra cui: il costo del lavoro, il food cost, la qualità dei prodotti e dei piatti, la soddisfazione finale della clientela. Può addirittura anche influenzare la motivazione dello staff e l’immagine che il personale divulgherà in merito al proprio luogo di lavoro.

Quante volte è capitato che un cliente dopo aver ordinato un piatto, si sente rispondere dal personale di sala “mi dispiace, ma non è più disponibile”, piuttosto che “mi dispiace ma è terminato…”. Solo per fare un esempio, magari la mancata disponibilità è dipesa dal fatto che nonostante il prodotto fosse stato ordinato, nessuno si è accorto che non è stato consegnato. In tanti ristoranti ho visto ridurre le porzioni (con il logico e conseguente calo di soddisfazione da parte della clientela), per il solo fatto di non avere sufficiente prodotto per tutti. Lo so che ti pare “normale”, ma io ti dico: stai scherzando, vero?
In quale ristorante non sono mai stati commessi errori sui prodotti ordinati, sulle quantità da ordinare o sul momento in cui collocare l’ordine? E nel tuo?

Standardizzare tali azioni in procedure e seguirle ogni volta, appare quindi di fondamentale importanza in ogni ristorante, sì, compreso il tuo.
Per valutare altri aspetti, pensa per esempio a quanti fornitori pur di averti come cliente, ti promettono prezzi inizialmente molto più bassi della concorrenza per poi alzarli più o meno lentamente, approfittando del poco tempo dedicato al controllo dei valori delle fatture? Questa spiacevole situazione determina una decisa diminuzione dei tuoi margini di guadagno senza che nessuno si possa accorgere dell’accaduto. Solo controllando periodicamente le fatture e le schede dei prodotti messi nel menu potrai evitare che ciò accada.

Controlla sempre che ciò che ordini sia effettivamente consegnato, che il materiale sia in ottimo stato e che i prezzi corrispondano a quando pattuito. Creati le tue personali check list per evitare dimenticanze, usa la tecnologia per facilitarti il lavoro, ma fallo! Non fidarti semplicemente dell’intuito…o presto perderai il controllo dei costi della tua attività.
Oggi sono disponibili software che tra molte altre funzioni, riescono efficacemente a gestire in modo automatizzato queste funzioni, riuscendo a scegliere anche i fornitori con i migliori prezzi (tra quelli selezionati).

Preparazione 

Volendo riassumere in poche parole le operazioni di preparazione dei piatti che lo staff di cucina deve svolgere, potremmo dire che è necessario: preparare il giusto piatto, con i giusti prodotti, nelle giuste porzioni, con la giusta presentazione, con la giusta tempistica (Piatto, Prodotto, Porzione, Presentazione, Tempo).

L’ordine con cui sono state elencate le fasi non è casuale ma preciso e sequenziale.

La precisione con cui vengono svolte, dipende sia dalle operazioni precedentemente descritte nel presente articolo sia sopratutto dalla precisione e dal dettaglio con cui tali azioni sono compiute. Preparare i piatti giusti, con le giuste porzioni significa cercare di prevedere con anticipo e giusta prudenza, l’andamento delle vendite e degli ordini e definire con precisione una lista di preparazioni da fare, di semilavorati da predisporre e da far trovare pronti prima del servizio.
Per svolgere bene questa fase, mi piace suggerire sempre di usare una forma scritta. Credo sia necessario avere l’abitudine di scrivere, in base al proprio menu e in base ai consumi, quali cose sono da preparare per fornire un prodotto di qualità nella forma e nella sostanza.

Questa lista di cose da fare è uno strumento fondamentale sia per il cuoco sia per tutto il personale di cucina. Sapere cosa esattamente serve per preparare ciò che si desidera servire è indispensabile. Farlo in modo scritto e tangibile, è l’unico modo per non commettere errori. Sono consapevole che non molti ristoranti italiani attuano tale procedura, ma sono altrettanto sicuro che suggerire questa metodologia porterà a chi la applicherà, sicuri risultati anche nel breve periodo.

Sii preciso nel definire le giuste quantità necessarie per ogni piatto, per ogni contorno o guarnizione e in caso di dubbio ricontrolla. Ove possibile, sopratutto con le materie prime più costose o con quelle dove hai bisogno di velocità nel servizio, usa il preporzionamento prima della eventuale cottura o preparazione, avendo ovviamente testatone precedentemente la resa. Se hai sul tuo menu una bistecca (magari hai indicato anche il peso), il cliente si aspetta di avere quello e non qualche cosa di diverso.


Quella che vedi è un esempio di scheda per le preparazioni. Puoi prenderne spunto e crearne una che soddisfi pienamente le esigenze tue e del tuo locale, ma ricordati di predisporla e di usarla. È una sana abitudine.

Ovviamente, è in questa fase che si svolge il classico porzionamento dei prodotti, ed è qui che tutte le preparazioni eseguite ti aiuteranno a non commettere errori. Un porzionamento corretto e costante è l’unico modo per generare utili, mantenendo i margini dei piatti costanti e misurabili. Mi ripeto, chiedendoti di non affidare al caso questa fase, poiché ne pagheresti care le conseguenze.

Servizio

Quando tutte le precedenti azioni sono state svolte in forma corretta seguendo le procedure del ristorante, ecco che possiamo dedicarci a svolgere il servizio. Prima di passare a questa fase però, è necessario un ulteriore scrupoloso controllo.

Può succedere infatti che, a causa di una diversa fornitura di un particolare prodotto, o magari con l’uso temporaneo di una nuova e diversa materia prima, il piatto possa risultare diverso da come solitamente viene preparato e servito nel tuo ristorante.
Un buon manager, proprietario o sopratutto un attento cuoco deve accorgersi immediatamente di questo problema. Chi opera questa fase di controllo deve avere completa conoscenza del menu, dei piatti e delle relative presentazioni, nonché delle materie prime disponibili.

Ecco allora che magari in forma occasionale, possa essere deciso di modificare le porzioni o le presentazioni che abitudinariamente vengono fatte poiché in questo caso, l’uso di un prodotto diverso, ha ridotto l’impatto visivo del piatto rispetto a quello che normalmente veniva proposto. Queste azioni devono essere eseguite in modo responsabile e consapevole oltre che strategico, minimizzando l’impatto sulla marginalità operativa di ogni prodotto riuscendo magari a trasformare il problema presentatosi in un’opportunità.

Avere un’efficiente linea di produzione che parte dalle ordinazioni per concludersi al servizio del piatto al cliente, dove ognuno sa quello che c’è da fare ed è in grado di svolgere i compiti anche di un altro collega, rappresenta una vera risorsa per il tuo ristorante. Solo una linea di produzione efficiente ed efficace consente il raggiungimento degli obiettivi. Come definiresti la linea di produzione del tuo ristorante? Efficiente, efficace o cos’altro?

Chiusura

In ultimo ma non per ultimo, c’è la parte di chiusura del turno o della serata. Ricorda sempre che quando si chiude un turno o una giornata di lavoro, non si chiude la porta del mondo ma ci si prepara per il prossimo. Diffida sempre da chi lascia i propri luoghi di lavoro, in special modo le cucine, senza cura e in disordine. Probabilmente non amano il loro luogo di lavoro e forse nemmeno il loro lavoro. Il primo passo per gestire un’ottima linea di produzione, corrisponde all’ultima azione che si compie il giorno prima.

Prima di chiudere questo articolo, mi voglio brevemente soffermare su una azione che molti non ritengono essere importante ma che invece – a mio modo di vedere – lo è molto.

La riunione settimanale tra manager/proprietario e personale di sala e cucina.

L’esperienza e la pratica mi porta a suggerire a tutti i ristoratori e followers di ristomeglio.it, di effettuare almeno una volta a settimana una riunione con tutto il personale.

Fai preparare i piatti dalla cucina in modo che si possano assaggiare, descrivere e raccontare al personale di sala. Lascia che il personale di sala possa gustarli, conoscerli ed eventualmente raccontare le loro perplessità sulla vendita. Tante piccole difficoltà che possono sembrare irrilevanti ma che in realtà sono molto importanti, possono essere risolte da questi semplici “breefing”.

Queste riunioni periodiche e scadenziate, inoltre rafforzano e monitorano tutta la linea di produzione.

La forza e la tenuta di un ristorante corrisponde a quella di una catena. Se la catena ha un solo anello debole, prima o poi si romperà, causando la perdita della tenuta dell’intera catena.

Buon lavoro.

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Paolo Guidi

paolo.guidi@ristomeglio.it
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